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mercoledì 1 ottobre 2008

L’ABOLIZIONE DEL LIBRO MATRICOLA E L’ISTITUZIONE DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO

in un’ottica di maggiore semplificazione degli obblighi connessi alla tenuta dei libri obbligatori del lavoro, sono state introdotte importanti modifiche per la tenuta dei libri matricola e paghe, oltre ad una quantificazione più realistica delle misure sanzionatorie. In particolare, dal 18 Agosto 2008 è stato istituito un nuovo libro unico del lavoro ed abolito il libro matricola, mentre il libro paga e presenze resteranno in vigore in via transitoria, sino al 16 Gennaio 2009.


Il nuovo libro unico del lavoro

Dal periodo di paga Gennaio 2009 diverrà operativo il nuovo Libro Unico del Lavoro che conterrà in un documento unico vidimato la parte retributiva dell’elaborazione degli stipendi e il calendario delle presenze/assenze.
Il libro del lavoro sarà unico anche per più posizioni o matricole aziendali assicurative e previdenziali o più sedi di lavoro e dovrà essere tenuto da tutte le aziende con personale dipendente, collaboratori e associati in partecipazione, con la sola esclusione dei datori di lavoro domestici.
Per la compilazione del calendario delle presenze dovranno essere utilizzate delle causali specifiche per i vari titoli di assenza, risultanti da una legenda tenuta anche separatamente dal libro unico.

Per ogni mese di riferimento le registrazioni nel libro unico del lavoro dovranno essere effettuate entro il giorno 16 del mese successivo, con modalità differenti a seconda del calendario di elaborazione adottato dalle aziende.

Esempio 1

Periodo di paga di gennaio 2009 con pagamento degli stipendi il 10 febbraio 2009: il libro unico deve essere stampato entro il giorno 16 febbraio 2009 e devono essere riportate le presenze di gennaio 2009 e le voci retributive corrispondenti alle presenze di gennaio 2009.

Esempio 2

Periodo di paga di gennaio 2009 con pagamento degli stipendi il 27 gennaio 2009 (calendario sfasato): il libro unico deve essere stampato entro il giorno 16 febbraio 2009 e devono essere riportate le presenze di gennaio 2009 e le voci retributive corrispondenti alle presenze rilevate nel mese di dicembre 2008.
L’elaborazione differita dei dati retributivi dovrà essere appositamente annotata nel libro unico.

Non sarà obbligatorio consegnare al lavoratore copia del cedolino recante anche il calendario delle presenze. Potrà pertanto continuare ad essere consegnata copia del cedolino paga con i soli dati retributivi e senza numerazione progressiva, fermo restando che entro il giorno 16 del mese successivo dovranno essere stampati di nuovo i cedolini con l’aggiunta delle presenze e della numerazione sequenziale.
Le aziende che elaborano gli stipendi secondo il calendario sfasato possono comunque consegnare copia del cedolino comprensivo delle presenze già acquisite per l’elaborazione degli stipendi oppure stampare e consegnare copia del cedolino con i soli dati retributivi e senza numerazione progressiva.

A seguito dell’istituzione del libro unico del lavoro il registro dell’orario di lavoro degli autotrasportatori non dovrà più essere tenuto.


Personale da registrare nel libro unico

Nel libro unico dovranno essere registrati i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto di lavoro, anche misto (capitale e lavoro).

Non dovranno, invece, essere registrati i dati relativi a:

  • amministratori di società, sindaci, componenti di collegi e commissioni i cui compensi costituiscono redditi di natura professionale (es. liberi professionisti iscritti ad un Ordine professionale);
  • agenti e rappresentanti di commercio che svolgono attività in forma d’impresa o di lavoro autonomo;
  • associati in partecipazione che svolgono l’attività in forma d’impresa o di lavoro autonomo.


Per quanto riguarda la registrazione dei compensi corrisposti a amministratori di società, collaboratori o lavoratori intermittenti, la compilazione del libro unico del lavoro deve essere effettuata all’inizio e al termine del rapporto di lavoro e per i mesi di erogazione dei compensi, anche in caso di pagamento dell’indennità di disponibilità per i lavoratori a chiamata con obbligo di risposta alla chiamata del datore di lavoro.


Collaboratori familiari e soci: la DNA all’INAIL

Nel libro unico non dovranno essere registrati i dati relativi ai:


  • soci lavoratori di qualsiasi società, anche cooperativa e artigiana che prestano attività in azienda non inquadrabile nell’ambito dei rapporti di lavoro dipendente e parasubordinato;
  • collaboratori delle imprese familiari.



Di conseguenza, per essi è stato previsto, a decorrere dal 18 Agosto 2008, l’obbligo di trasmettere all’INAIL la DNA, tramite fax al n. 800657657 oppure in via telematica accedendo al sito dell’INAIL, almeno il giorno precedente l’inizio dell’attività lavorativa.


Modalità di tenuta

I sistemi di tenuta restano invariati (stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, stampa laser con preventiva autorizzazione INAIL, supporti magnetici dotati dei requisiti di inalterabilità, consultabilità, integrità e sequenzialità cronologica dei dati contenuti nel documento informatico dando preventiva comunicazione scritta alla DPL).

Per i soggetti autorizzati alla stampa laser dei cedolini, viene meno l’obbligo di invio mensile al cliente e annuale all’INAIL, entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento, dell’elenco dei numeri di vidimazione utilizzati. Resta fermo l’obbligo di conservare i fogli annullati o deteriorati.

Il provvedimento di istituzione del libro unico del lavoro ha individuato l’INAIL come unico ente preposto alla vidimazione del libro, anche per i datori di lavoro o committenti che provvedevano alla vidimazione presso altri Istituti (ad esempio, l’INPS per i datori di lavoro agricoli).


Contenuto delle registrazioni

Nel libro unico del lavoro dovranno essere registrati i dati relativi a:

  • identità del lavoratore;
  • qualifica e livello di inquadramento contrattuale (lavoratori subordinati);
  • anzianità di servizio;
  • posizioni assicurative e previdenziali;
  • retribuzione contrattuale;
  • premi e compensi per ore di lavoro straordinario da indicare in maniera specifica e distinta;
  • prestazioni degli enti previdenziali ed assicurativi (indennità di malattia, maternità, infortunio sul lavoro, cassa integrazione salariale ecc.);
  • rimborsi spese e assegni per il nucleo familiare.


Elenchi riepilogativi mensili

I riepiloghi mensili delle retribuzioni non saranno più obbligatori. Tuttavia, per le aziende con più di 10 lavoratori o con più sedi stabili di lavoro, gli ispettori potranno richiedere l’esibizione di appositi elenchi mensili del personale iscritto nel libro unico e dei dati individuali di presenza, ferie e riposi aggiornati all’ultimo mese di riferimento, anche suddivisi per sedi di lavoro. Non è prevista alcuna sanzione per l’omessa esibizione degli elenchi mensili.


Luoghi di tenuta

Il libro unico del lavoro dovrà essere conservato presso:

  • la sede legale dell’azienda;
  • lo studio del Consulente del Lavoro o altro professionista abilitato dando preventiva comunicazione alla DPL;
  • i servizi di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e piccole imprese;
  • per i gruppi di impresa, la società capogruppo per le società collegate del gruppo.


Non vige più alcun obbligo di tenuta di copie conformi all’originale dei libri obbligatori.


La numerazione unitaria dei libri unici per più aziende

L’adozione del sistema di numerazione unica del libro obbligatorio deve essere richiesta all’INAIL dal Consulente del Lavoro (o altro professionista abilitato), acquisendo la preventiva delega scritta dell’azienda amministrata, anche attraverso la lettera di incarico.
Successivamente alla prima richiesta di autorizzazione, il professionista è tenuto a comunicare all’INAIL, entro 30 giorni dall’evento, i dati delle nuove aziende e di quelle che revocano l’incarico.
I professionisti già abilitati alla numerazione unificata dei libri paga dovranno trasmettere all’INAIL un elenco delle aziende assistite, entro il termine del periodo transitorio (16 Gennaio 2009).


Obblighi di esibizione

Il personale ispettivo richiederà in visione le registrazioni nel libro unico:

  • sino al mese precedente (es. agosto), se le visite avvengono dopo il giorno 16 del mese (es. settembre);
  • sino ai due mesi precedenti (es. luglio), se le visite avvengono prima del giorno 16 del mese (es. settembre);
  • del mese in corso al momento dell’accesso ispettivo (es. settembre), ordinando l’esibizione decorso il termine previsto per la registrazione del mese (giorno 16 del mese successivo, es. ottobre).


Tenuta presso il datore di lavoro
Il datore di lavoro deve esibire il libro unico del lavoro agli organi di vigilanza solo se la visita ispettiva si svolge presso una sede di lavoro stabile (autonoma, organizzata, dotata di idonea strumentazione anche per la presenza di uffici amministrativi). L’esibizione deve avvenire anche tramite fax o e-mail, prima che l’ispettore proceda alla stesura del verbale.
Se l’accesso ispettivo riguarda lo svolgimento di attività mobili o itineranti (che comportano la presenza dei lavoratori presso diversi luoghi di lavoro nella stessa giornata o, in ogni caso, sul territorio) l’ispettore richiederà l’esibizione del libro unico con specifica annotazione della richiesta e dei termini di adempimento nel verbale di ispezione.

Tenuta presso il Consulente del Lavoro
L’esibizione del libro unico deve avvenire a cura del professionista entro 15 giorni dalla richiesta formulata nel verbale di ispezione.


Termini di conservazione

Si dimezzano i termini di conservazione dei libri obbligatori. Il libro unico dovrà essere conservato per cinque anni dall’ultima registrazione. Per lo periodo dovranno essere conservati anche i libri o registri che sono stati aboliti a seguito dell’istituzione del libro unico (libri matricola, paga e presenze, registro dell’orario di lavoro degli autotrasportatori ecc.).


Il nuovo regime sanzionatorio





















































Violazione


Sanzione


Diffida obbligatoria


Pagamento ridotto


Libro unico non esistente o messo in uso senza rispettare uno dei sistemi di tenuta (fogli mobili, stampa laser, supporti magnetici)


Amministrativa pecuniaria: da € 500 a € 2.500


Sanzione minima di € 500


Non previsto


Registrazioni omesse o infedeli nel mese di decorrenza/riferimento che hanno causato una perdita ai fini retributivi, contributivi o fiscali (non punibili condotte legate a incertezze interpretative e rinnovi contrattuali diffusi in ritardo)


Amministrativa pecuniaria: da € 150 a € 1.500 fino a 10 lavoratori; da € 500 a € 3.000 oltre 10 lavoratori*


Sanzione minima di € 150/500 per le omissioni delle registrazioni.

Le registrazioni non corrette non sono sanabili.


Non previsto


Tardiva registrazione sul libro unico del lavoro


Amministrativa pecuniaria: da € 100 a € 600 fino a 10 lavoratori; da € 150 a € 1.500 oltre 10 lavoratori*


Sanzione minima di € 100/150


Non previsto


Mancata esibizione del libro unico del lavoro da parte del datore di lavoro


Amministrativa pecuniaria: da € 200 a € 2.000


Violazione non sanabile


Non previsto


Mancata esibizione del libro unico del lavoro da parte del consulente del lavoro entro 15 giorni


Amministrativa pecuniaria: da € 100 a € 1.000


Violazione non sanabile


Non previsto


Mancata conservazione del libro unico e dei libri matricola e paga per 5 anni dall’ultima registrazione


Amministrativa pecuniaria: da € 100 a € 600


Violazione non sanabile


Non previsto


Mancata consegna della dichiarazione di assunzione prima dell’inizio dell’attività lavorativa (consegnata in ritardo o non consegnata)


Amministrativa pecuniaria: da € 250 a € 1.500


Sanzione minima di € 250


Pagamento in misura ridotta di € 500 entro 60 gg. dalla contestazione/notificazione della violazione




*Ai fini del computo del numero dei lavoratori occupati, devono essere calcolate tante unità corrispondenti a tutti i lavoratori subordinati (senza riproporzionamenti per i lavoratori part-time), i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione che prestano attività di lavoro, comprendendo anche eventuali lavoratori occupati in nero nel periodo di riferimento.

L’introduzione delle nuove misure sanzionatorie comporta l’abrogazione, in particolare, della maxi sanzione per la mancata istituzione e l’omessa esibizione dei libri paga e matricola (da € 4.000 a € 12.000).


Le verifiche di regolarita’ del cedolino e la maxi sanzione per il lavoro sommerso

Come già sottolineato, il libro unico (cedolino e registro presenze nel periodo transitorio) sarà preso in esame dagli ispettori per verificare il corretto pagamento delle voci retributive e l’applicazione corretta dei contributi previdenziali e delle ritenute fiscali. Particolare attenzione bisognerà quindi prestare all’erogazione in busta paga di voci mensili che beneficiano di esenzioni contributive e fiscali, quali le indennità di trasferta, i fringe benefit come l’auto, l’alloggio, il telefonino, i buoni benzina ecc..
Per le trasferte ricordiamo, in particolare, che le indennità e i rimborsi devono sempre risultare da una documentazione interna aggiornata e dettagliata (date, destinazione della trasferta, percorrenze, autovettura utilizzata ecc.), che dovrà essere conservata dal datore di lavoro ed esibita in caso di visite ispettive per consentire un corretto riscontro con le somme corrisposte nel cedolino paga.

Inoltre, da una recente circolare ministeriale (Circolare Ministero del Lavoro n. 20/2008) sembra emergere un nuovo obbligo di conservazione nella sede dei lavori di copia delle comunicazioni preventive di instaurazione del rapporto di lavoro da esibire in caso di accessi ispettivi; infatti, ai fini dell’accertamento del regolare impiego dei lavoratori, gli ispettori richiederanno l’esibizione della comunicazione obbligatoria preventiva trasmessa in via telematica alla Provincia di lavoro, oltre ad una serie di informazioni, anche intervistando direttamente le persone trovate intente a lavorare, relative alle mansioni svolte, all’impiego di macchinari o attrezzature, all’orario di lavoro ecc.

Conseguentemente, le misure sanzionatorie per irregolare impiego di personale (vale a dire, la maxi sanzione amministrativa da € 1.500 a € 12.000, maggiorata di € 150 per ciascuna giornata di lavoro effettivo, alla quale si aggiunge un importo minimo di € 3.000 per le sanzioni civili connesse all’omesso versamento dei contributi e premi riferiti a ciascun lavoratore non denunciato nonché il provvedimento di sospensione dell’attività d’impresa se l’impiego irregolare riguarda almeno il 20% dei lavoratori presenti sul luogo di lavoro) saranno irrogate qualora:


  1. non sia fornita alcuna prova della trasmissione telematica della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro;
  2. non risultino registrazioni nel libro unico del lavoro (o nel libro paga e presenze ancora in vigore nella fase transitoria) né altri adempimenti obbligatori che valgano a dimostrare la volontà di non occultare il rapporto di lavoro (es. denunce retributive mensili E-Mens).


In casi di forza maggiore o eventi straordinari l’applicazione della maxi sanzione è prevista solo se l’ispettore non rileva che esisteva un’oggettiva impossibilità di conoscere in anticipo il numero e i nominativi dei lavoratori.

Inoltre, nei periodi di chiusura dello studio professionale al quale l’azienda ha affidato l’adempimento della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, l’azienda dovrà inviare a mezzo fax la comunicazione preventiva mediante il modello UniURG, fermo restando che il modello UniLAV sarà trasmesso entro il primo giorno utile successivamente alla riapertura dello studio professionale.


La nuova dichiarazione di assunzione

Per quanto riguarda i documenti obbligatori di lavoro che devono essere consegnati al lavoratore, è ora previsto che, al momento all’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio dell’attività, al lavoratore deve essere consegnata copia della comunicazione preventiva di assunzione trasmessa alla Provincia di lavoro oppure della lettera di assunzione contenente tutte le informazioni riguardanti il contratto di lavoro (dove non deve essere più indicata la dichiarazione di iscrizione a libro matricola, essendo stato abolito tale libro).


Il periodo transitorio (dal 18 agosto 2008 al 16 gennaio 2009)

L’obbligo di istituzione e tenuta del Libro Unico del lavoro è entrato in vigore il 18 Agosto 2008 e dalla stessa data sono stati abrogati i libri precedentemente in uso (libro matricola, paga e presenze, registro dell’orario di lavoro degli autotrasportatori).

Tuttavia, fino alla data del 16 Gennaio 2009 (periodo di paga Dicembre 2008) è stata prevista una fase transitoria durante la quale le aziende potranno continuare a tenere i previgenti libri paga e presenze, preventivamente vidimati e regolarmente compilati ed aggiornati. Tali libri dovranno essere esibiti agli organi della vigilanza, anche con fax o e-mail, tempestivamente prima della stesura del verbale ispettivo oppure a cura del consulente del lavoro entro 15 giorni dalla richiesta degli ispettori.


Riferimenti normativi


  • D.L. n. 112/2008 (in vigore dal 25 Giugno 2008) convertito con Legge n. 113/2008 (in vigore dal 22 Agosto);
  • D.M. 9 Luglio 2008 (in G.U. 18 Agosto 2008 in vigore dal 18 Agosto);
  • Nota INAIL 2 Settembre 2008;
  • Circolare INAIL 10 Settembre 2008.